突破障礙 釋放潛能
重新打造 SCAD 最大規模學生主辦活動的歷程
SCAD StartUp
Time
April 2023 — June 2024
Tools
Notion, Figma, Google Workspace
Overview
重新打造 SCAD 最大規模的學生主辦商業設計競賽
Collaborators
This is a solo project by Gabriel Lam.
Gabriel is responsible for 專案管理及營運.
一場充滿活力的為期一週商業設計競賽
StartUp 是一場充滿活力的為期一週商業設計競賽，為薩凡納藝術設計學院 (SCAD) 的學生提供展現創意和創業精神的平台。
StartUp 2024 由來自全校 26 個不同主修的 60 名學生組成的團隊運營。Gabriel 擔任營運與後勤總監，負責日常運作，並直接向 SCAD 顧問委員會報告。
接手挑戰在風暴中前行
當 Gracie 和我在 2022 年四月底接手 SCAD StartUp 的領導工作時，我們將自己的處境比喻為「在風暴中前行」——這是對前方巨大挑戰的一種輕鬆表達。
隨著我們深入了解 StartUp 的複雜運作，很快意識到這個比喻不只是一句玩笑。有大量的工作需要完成，某些方面更需要徹底改革。
回流參與者減少 24%
與前一年相比，回流參與者人數下降了近四分之一——顯示社群內的參與度正在下降。
81% 報告了創意倦怠
絕大多數工作人員和領導層報告了創意倦怠——這清楚表明現有的運營結構是不可持續的。
團隊合作成就夢想
過去的 StartUp 團隊在溝通方面遇到挑戰，特別是在不清晰的彙報鏈和職責分工方面。StartUp 過去隸屬於 FLUX 社團旗下，導致決策和監督方面的混亂。
曾出現「旁載」現象，某些團隊成員被排除在重要溝通之外。這種缺乏透明度的情況造成了挫敗感，阻礙了協作。
清晰的溝通帶來一切改變
面對報告中的內部倦怠和大量工作負荷，我決定迅速將團隊從 15 人擴展到 60 多人。在寒暑假期間協調團隊——成員分佈在 8 個不同時區和 4 個大洲——展示了 SCAD 學生社群的巨大多元性。
為了解決組織問題，我們將 StartUp 從社團領導結構中獨立出來。StartUp 和 FLUX 現在是姊妹組織，不再同時向社團和 SCADpro 彙報。
了解更多關於我們團隊如何開創混合協作模式重組治理架構
為了解決與大學行政部門溝通的不一致問題，我們建立了大學顧問委員會，成員來自使用者體驗系、SCADpro、SCAD Giving 和 SCAD Savannah，分別提供學術支持、產業連結、財務管理和後勤支援。
在脫離社團結構的同時，我們邀請了過去的總監組成校友顧問委員會，負責為未來的領導團隊提供長遠願景和支持。
作為 StartUp 的前任總監，這個團隊探索的新想法和全新方法在各方面都令人印象深刻。與如此多元化的團隊分享今年強大的願景，為學生、評審和工作人員打造了一場難忘的體驗。
— Amadeus Cameron，實體體驗統籌
建立財務穩定以實現可持續發展
一開始，我們就發現營運預算存在 54,000 美元的缺口。接任領導職務時，我們面對的是幾乎為零的營運預算，僅剩一位持續贊助商。由於缺乏透明的記帳方式，我們無法確定先前的支出情況。
我們的團隊透過 SCADpro 的人脈和內部網絡引入了新的贊助商。
能否在降低成本的同時維持品質？
我們採用了「零預算」策略，充分利用現有的大學資源。我們不再獨立採購，而是利用大學供應商和商業夥伴關係獲得企業折扣。
團隊甚至在內部會議中引入聚餐代替訂購餐飲——在零成本的情況下增進了團隊關係。
營運成本降低約 71%
相比前一年 $54K 的預算缺口，StartUp 2024 僅以 $15.4K 運作——在將活動從 7 天延長至 10 天的同時，營運支出降低了約 71%。
在募集的 $28K 贊助中，$12.6K 被結轉用於資助 StartUp 2025。
年度成本降幅
預算分配（募集 $28K）
如何衡量這些工作的成功？
2024 年 1 月 19 日，我們的團隊成功舉辦了 StartUp 2024，以吸引數百名學生的啟動活動揭開序幕。活動於 1 月 28 日圓滿結束——這是 StartUp 創立以來首次將活動從七天延長至十天。
StartUp Expo（前身為 Project Showcase）的推出獲得了業界成員和參與者的一致好評。
從 KPI 到 OKR
我們的團隊透過關鍵績效指標審視了前任領導層的做法。結果發現超過 73% 的 KPI 從未達成，主要原因是缺乏具體性、可衡量性、可達成性、相關性和時效性。
因此，我們的領導團隊集體採用了目標與關鍵結果架構——聚焦於改善工作人員流程以防止倦怠、吸引大一和研究生參與、為學生提供與業界人士交流的機會，以及增強學生群體之間的協同效應。
推動 SCAD StartUp 團隊的熱情是美好的。見證每個想法注入的能量、每個人的奉獻精神，以及共同創造影響力的動力，真正令人振奮。
— Lara Kim，學生關係統籌