突破障碍 释放潜能
重新打造 SCAD 最大规模学生主办活动的历程
SCAD StartUp
Time
April 2023 — June 2024
Tools
Notion, Figma, Google Workspace
Overview
重新打造 SCAD 最大规模的学生主办商业设计竞赛
Collaborators
This is a solo project by Gabriel Lam.
Gabriel is responsible for 专案管理及营运.
一场充满活力的为期一周商业设计竞赛
StartUp 是一场充满活力的为期一周商业设计竞赛，为萨凡纳艺术设计学院 (SCAD) 的学生提供展现创意和创业精神的平台。
StartUp 2024 由来自全校 26 个不同主修的 60 名学生组成的团队运营。Gabriel 担任营运与后勤总监，负责日常运作，并直接向 SCAD 顾问委员会报告。
接手挑战在风暴中前行
当 Gracie 和我在 2022 年四月底接手 SCAD StartUp 的领导工作时，我们将自己的处境比喻为「在风暴中前行」——这是对前方巨大挑战的一种轻松表达。
随着我们深入了解 StartUp 的复杂运作，很快意识到这个比喻不只是一句玩笑。有大量的工作需要完成，某些方面更需要彻底改革。
回流参与者减少 24%
与前一年相比，回流参与者人数下降了近四分之一——显示社群内的参与度正在下降。
81% 报告了创意倦怠
绝大多数工作人员和领导层报告了创意倦怠——这清楚表明现有的运营结构是不可持续的。
团队合作成就梦想
过去的 StartUp 团队在沟通方面遇到挑战，特别是在不清晰的汇报链和职责分工方面。StartUp 过去隶属于 FLUX 社团旗下，导致决策和监督方面的混乱。
曾出现「旁载」现象，某些团队成员被排除在重要沟通之外。这种缺乏透明度的情况造成了挫败感，阻碍了协作。
清晰的沟通带来一切改变
面对报告中的内部倦怠和大量工作负荷，我决定迅速将团队从 15 人扩展到 60 多人。在寒暑假期间协调团队——成员分布在 8 个不同时区和 4 个大洲——展示了 SCAD 学生社群的巨大多元性。
为了解决组织问题，我们将 StartUp 从社团领导结构中独立出来。StartUp 和 FLUX 现在是姊妹组织，不再同时向社团和 SCADpro 汇报。
了解更多关于我们团队如何开创混合协作模式重组治理架构
为了解决与大学行政部门沟通的不一致问题，我们建立了大学顾问委员会，成员来自使用者体验系、SCADpro、SCAD Giving 和 SCAD Savannah，分别提供学术支持、产业连结、财务管理和后勤支援。
在脱离社团结构的同时，我们邀请了过去的总监组成校友顾问委员会，负责为未来的领导团队提供长远愿景和支持。
作为 StartUp 的前任总监，这个团队探索的新想法和全新方法在各方面都令人印象深刻。与如此多元化的团队分享今年强大的愿景，为学生、评审和工作人员打造了一场难忘的体验。
— Amadeus Cameron，实体体验统筹
建立财务稳定以实现可持续发展
一开始，我们就发现营运预算存在 54,000 美元的缺口。接任领导职务时，我们面对的是几乎为零的营运预算，仅剩一位持续赞助商。由于缺乏透明的记帐方式，我们无法确定先前的支出情况。
我们的团队透过 SCADpro 的人脉和内部网络引入了新的赞助商。
能否在降低成本的同时维持品质？
我们采用了「零预算」策略，充分利用现有的大学资源。我们不再独立采购，而是利用大学供应商和商业伙伴关系获得企业折扣。
团队甚至在内部会议中引入聚餐代替订购餐饮——在零成本的情况下增进了团队关系。
营运成本降低约 71%
相比前一年 $54K 的预算缺口，StartUp 2024 仅以 $15.4K 运作——在将活动从 7 天延长至 10 天的同时，营运支出降低了约 71%。
在募集的 $28K 赞助中，$12.6K 被结转用于资助 StartUp 2025。
年度成本降幅
预算分配（募集 $28K）
如何衡量这些工作的成功？
2024 年 1 月 19 日，我们的团队成功举办了 StartUp 2024，以吸引数百名学生的启动活动揭开序幕。活动于 1 月 28 日圆满结束——这是 StartUp 创立以来首次将活动从七天延长至十天。
StartUp Expo（前身为 Project Showcase）的推出获得了业界成员和参与者的一致好评。
从 KPI 到 OKR
我们的团队透过关键绩效指标审视了前任领导层的做法。结果发现超过 73% 的 KPI 从未达成，主要原因是缺乏具体性、可衡量性、可达成性、相关性和时效性。
因此，我们的领导团队集体采用了目标与关键结果架构——聚焦于改善工作人员流程以防止倦怠、吸引大一和研究生参与、为学生提供与业界人士交流的机会，以及增强学生群体之间的协同效应。
推动 SCAD StartUp 团队的热情是美好的。见证每个想法注入的能量、每个人的奉献精神，以及共同创造影响力的动力，真正令人振奋。
— Lara Kim，学生关系统筹